[최상률의 일家양得]70 연차사용촉진 방법과 궁금증 정리

근로기준법은 1년에 80% 이상 출근한 근로자에게 근무기간에 따라 15일부터 최대 25일까지의 연차휴가를 부여하도록 하고 있으며 근로자가 휴가 발생일로부터 1년간 사용하지 못한 연차휴가에 대하여는 금전으로 보상해야 한다.

다만, 일정한 절차에 따라 사용자가 근로자에게 연차휴가를 사용하도록 조치한 경우에는 사용자의 금전보상의무가 면제된다.

여기서 말하는 일정한 절차란 바로 잘 알고 있는 ‘연차휴가 사용 촉진’을 말한다.

늘 그렇듯이 우리는 이렇게 잘 알고는 있지만 실무적으로는 업무에 치이다 보면 깜빡하고 연차유급휴가 사용 촉진 시기를 놓치거나 법적 기준에 따라 절차를 이행하지 못하는 경우가 종종 발생하기도 한다.

여기에서 2023년 연차휴가 사용 촉진 방법을 정리해 보았다.

1. 계속근로기간이 1년 이상인 근로자의 연차휴가 사용 촉진
연차유급휴가의 사용기간 만료 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 미사용휴가일수를 근로자에게 알리고, 근로자로 하여금 사용자에게 휴가사용의 시기를 정하여 통보하도록 서면으로 촉구해야 한다.

회계연도 기준으로 연차휴가를 부여하는 경우에는 매년 7.1 ~ 7.10 사이에 서면으로 시기 지정을 요구하여야 한다.

근로자가 사용자의 휴가사용 시기 지정 요구가 있었던 날부터 10일 이내에 지정하지 않으면, 사용자가 휴가사용 기간 만료 2개월 전까지 그 사용 시기를 지정하여 근로자에게 서면으로 통보한다.

회계연도를 기준으로 연차휴가를 부여하는 경우 근로자는 7.11 ~ 7.20 기간 동안 사용시기를 지정하고, 근로자가 지정하지 않는 경우 사용자가 그 시기를 지정하여 7.21 ~ 10.31 내에 근로자에게 통보한다.

2. 계속근로기간이 1년 미만인 근로자의 연차휴가 사용 촉진
1년 미만 근로자의 경우에는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전을 기준으로 10일 이내에 미사용휴가 일수를 근로자에게 알리고, 근로자로 하여금 사용자에게 휴가사용의 시기를 정하여 통보하도록 서면으로 촉구한다.

근로자가 사용자의 휴가사용 시기 지정 요구가 있었던 날부터 10일 이내에 지정하지 않으면, 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전까지 사용자가 그 사용 시기를 지정하여 근로자에게 서면으로 통보한다.

사용자가 서면 촉구한 후 발생한 휴가에 대하여는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전을 기준으로 5일 이내에 촉구하고 근로자가 사용자의 휴가사용 시기 지정 요구가 있었던 날부터 10일 이내에 지정하지 않으면 최초 1년의 근로기간이 끝나기 10일 전까지 서면으로 통보한다.

이어서 인사담당자들이 연차 사용 촉진과 관련하여 궁금해하는 7가지 궁금증을 Q&A방식으로 정리했다.

Q1. 이메일을 통한 연차사용 촉진 조치가 가능한지?
연차유급휴가의 사용촉진은 ‘서면’으로 진행하는 것이 원칙이다.
이는 휴가사용촉진 조치가 명확하게 이행되도록 하여 근로자의 권리보호를 보다 충실하게 하고 불명확한 조치로 인한 당사자간 분쟁을 방지하려는 취지로 볼 수 있다.

따라서 사내 전산망의 이메일을 통해 통보하는 것은 개별 근로자가 메일을 미확인 하는 등의 이유로 근로자 개인별로 ‘서면’촉구 또는 통보하는 것에 비해 도달 여부의 확인 등이 불명확한 경우에는 인정되기 어렵다. (근로개선정책과-6488, 2013.11.1.)

그러나, 회사가 전자결재 체계를 완비하여 이메일 도달 여부가 확인되거나, 근로자가 이를 수신하여 내용을 인지하고 있거나, 평소에도 직원들에게 회사의 전산시스템을 통한 이메일로 의사소통을 해왔고, 연차휴가 사용 촉진 이메일에 연차휴가 사용 촉진 관련 서면이 별도의 첨부파일로 첨부되어 있다면 이메일을 이용한 시기 지정 촉구 내지 사용 시기 통보도 적법한 연차휴가 사용 촉진 조치로 인정될 수 있다.

Q2. 사내공고 방식의 사용촉진 조치가 가능한지?
사용촉진은 ‘개별 근로자별’로 한 경우에만 유효하며 사내 공고 방식은 유효한 통보로 인정되지 않는다.

Q3. 직종(사무직/생산직), 부서별로 다른 연차휴가 사용 촉진 조치가 가능한지?
모든 근로자를 대상으로 실시함이 바람직하나, 직종 또는 근로형태 등을 감안하여 특정집단에 대해서는 휴가사용 촉진 조치의 적용을 제외할 수 있다.

이러한 조치는 남녀의 성별, 국적, 신앙 또는 사회적 신분을 이유로 근로조건에 대한 차별적 처우를 금지하고 있는 근로기준법 제5조(균등처우) 위반에 해당된다고 보기는 어렵다.

Q4. 연차휴가의 일부만을 촉진할 수 있는지?
근로자별로 미사용한 연차휴가일수 중 일부에 대해서만 사용 촉진을 할 수 있다.

예컨대 미사용일수가 20일인 경우 사용자가 10일에 대해서만 사용 촉진을 한 경우 등 10일에 대해서는 추후 수당으로 보상할 의무가 없지만 사용 촉진을 하지 않은 나머지 10일에 대해서는 수당으로 보상하여야 한다.

노사간의 합의로 전직원 또는 특정한 근로자 집단에 대하여 근로자들의 휴식 보장을 위하여 최소 10일에 대해서만 사용 촉진을 하고 나머지 휴가일수는 근로자들이 자율적으로 사용하도록 하는 것이 가능하다.

Q5. 휴가사용촉진 절차의 일부를 준수하지 않은 경우 연차휴가수당 지급 의무가 면제되는지?
사용자가 근로자에게 1차 촉진 조치로서 연차미사용 일수 고지 및 사용시기 지정ㆍ통보만 요구를 하거나, 일부 조치를 준수하지 않은 경우에는 미사용 휴가에 대한 수당 지급 의무는 면제되지 않는다.

다만, 1차 촉진 조치를 하여 전체 근로자가 연차 사용 시기를 지정하여 사용자에게 제출(연 차휴가 사용계획서 제출)한 경우에는 2차 사용 촉진인 근로자의 사용시기 미통보시 사용자가 사용시기를 일방적으로 지정하여 통보를 하지 않아도 무방하다.

Q6. 회사에서 연차휴가 사용 촉진 조치를 시행하려고 할 때 직원들의 동의를 받아야 하는지?
단체협약 등으로 사용자의 일방적인 연차유급휴가 사용 촉진 조치를 금지하거나 또는 노사간 합의 또는 협의 아래 연차유급휴가 사용 촉진 조치가 이루어져야 한다라고 규정하고 있지 않다면 회사(사용자)는 직원들의 동의 없이 임의로 연차유급휴가 사용 촉진 조치를 할 수 있다.

그러나 법률에 근거한 원칙적인 결론 말고 그동안 미사용 휴가에 대해 수당을 지급하던 회사가 갑자기 7월을 앞두고 올해부터 연차휴가 사용 촉진 조치를 시행할 것이므로 앞으로는 수당을 지급하지 않는다고 한다면 근로자들의 반발이 있을 수 있을 것이다.

가급적 직원들의 동의를 얻거나 단계적으로 시행하는 것이 노무관리상 바람직하다고 본다.

위에서 말한 단계적 시행이란 예를 들면 시행 첫해에는 5일에 대해서만 촉진, 이듬 해에는 10일에 대해 촉진, 그 다음 해에는 전체 미사용 연차에 대해서 촉진 등을 예로 들 수 있겠다.

Q7. 사용자의 1차 촉진에 따라 근로자가 사용 시기를 지정했으나, 남은 휴가 일수의 일부만 시기를 정하여 사용자에게 통보한 경우, 근로자가 사용 시기를 지정하지 않은 연차휴가에 대하여도 금전보상 의무가 면제되는지?
법 제61조에 따라 사용자는 근로자가 1차 촉진(사용시기 지정 촉구)을 받은 날로부터 10일 이내에 사용 시기를 정하여 통보하지 않은 경우에는 2차 촉진(사용자가 사용 시기를 지정하여 근로자에게 통보)을 해야 미사용 연차휴가에 대한 보상 의무가 면제된다.

사용자의 1차 촉진(사용 시기 지정 촉구)에 따라 근로자가 남은 연차휴가 중 일부에 대하여만 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하였다면, 나머지 연차휴가에 대하여는 사용 시기를 정하여 통보하지 않은 것이 된다.

따라서 근로자가 사용 시기를 정하지 않은 나머지 연차휴가에 대하여 2차 촉진(사용자가 사용 시기를 지정하여 근로자에게 통보)을 해야 이에 대한 금전 보상 의무가 면제되는 것이다.

[필자 약력]
△강원도 삼척 출신
△건국대학교(행정학과)석.박사
△노동부 총무과(인사 담당)
△노동부 감사담당관실
△국무총리실 조사심의관실(공직 감찰)
△노동부 고용정책실 자격지원과
△노동부 기획조정실 고객만족팀
△노동부 산업안전국 안전정책과
△강릉지방노동지청 근로감독과장
△서울지방고용노동청 강남지청 직업능력개발과장
△서울지방고용노동청 관악지청 근로개선지도1과장
△중부지방고용노동청 태백지청장
△현 노무법인 최상인업 대표공인노무사

저서 : △외국인력 정책에 관한연구(행정학 박사) △노동법 강의 △외국인력 정책론 △노동법은 내친구 △산업안전 보건법 해설 △외국인 고용 허가제

논문 : △외국인근로자 유입에 따른 경제적 효과에 관한 연구(행정학석사) △저 숙련 외국 인력의 정책평가에 관한 연구(행정학박사)
△특수형태 근로종사자의 보호정책에 관한 연구 등 다수